Política de tratamiento de datos

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

d) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido 4 político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

j) Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

l) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

ñ) Fuente de información: Es la persona u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que suministra esos datos, respondiendo por la calidad de ellos, a un operador de información.

o) Operador de información: Es la persona u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.

p) Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

La información objeto del tratamiento de datos será obtenida por LA AGENCIA DE ADUANAS AGENCOMEX LTDA NIVEL 2 S.A NIVEL 1, por medio del usuario titular de la información, es decir: cliente, proveedor, empleado, practicante y/o aprendiz.

Los datos personales serán utilizados para los siguientes Propósitos:

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS DEL CLIENTE :

• Prestar los servicios relacionados con el objeto social de la empresa y dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en la relación contractual o comercial adquirida.

• Informar de manera oportuna a los clientes la trazabilidad de las operaciones de comercio exterior.

• Informar sobre cambios en la legislación, nueva normatividad y doctrina, noticias pertinentes sobre actividad y sobre el comercio exterior, envío de boletines y demás comunicados para el adecuado desarrollo de su negocio y del servicio contratado.

• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

• Crear al cliente de acuerdo con las políticas de conocimiento de cliente, haciendo las respectivas revisiones.

Respecto a los clientes se informa que en el caso en que el cliente sea una persona jurídica el tratamiento de los datos se hará respecto a las personas naturales con las que se tenga contacto dentro de la persona jurídica, por ejemplo el representante legal o la persona encargada de las operaciones de comercio exterior.

DEBERES DE AGENCIA DE ADUANAS AGENCOMEX LTDA NIVEL 2., CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, AGENCIA DE ADUANAS AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales: I. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. II. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. III. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. IV. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. V. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. VI. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. VII. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. VIII. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. IX. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. X. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual. XI. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. XII. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. XIII. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DEL PROVEEDOR :

El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contratar con proveedores, que suministren productos o servicios que LA AGENCIA DE ADUANAS AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus instalaciones u oficinas. Igualmente tiene como finalidad crear al proveedor en el sistema base de la empresa, pagar los productos o servicios adquiridos, realizar transferencias bancarias asociadas a los servicios prestados a la empresa.

La información primordialmente se obtiene a través del diligenciamiento de formatos y/o actualización de documentos del proveedor. En el formato de autorización de tratamiento de datos personales, el proveedor autoriza para verificar la información suministrada además de procesar, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y/o transmitir principalmente para fines comerciales, administrativos, de contacto y en general para hacer posible la prestación de nuestros servicios, de conformidad con lo reglamentado en la ley de Habeas Data.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DEL EMPLEADO Y PRACTICANTE Y/O APRENDIZ:

El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y LA AGENCIA DE ADUANAS AGENCOMEX LTDA NIVEL 2

LA AGENCIA DE ADUANAS AGENCOMEX LTDA NIVEL 2 almacenara los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en un archivo físico identificado con el nombre de cada titular. Este archivo físico solo será manipulada y tratada por el Área de personal y gerencia(s). Con la finalidad de administrar la relación contractual entre la Agencia De Aduanas AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, y el empleado.

FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DESPUES DE TERMINADA LA RELACIÒN CONTRACTUAL DE EMPLPEADO, PRACTICANTE Y/O APRENDIZ:

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuera la causa, La Agencia De Aduanas AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, procederá a almacenar los datos personales obtenidos durante el desarrollo de su actividad laboral con la única finalidad de poder emitir las certificaciones labores que se requieran, ya sea directamente por el empleado o por un tercero autorizado por la persona que laboró.

La Agencia De Aduanas AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, tiene prohibido ceder tal información a terceras partes diferentes a las autorizadas por los titulares, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

Respecto a los proveedores se informa que en el caso en que el proveedor sea una persona jurídica el tratamiento de los datos se hará respecto a las personas naturales con las que se tenga contacto.

Los derechos que le asisten al titular de los datos personales suministrados son:

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía, salvo las excepciones previstas en la ley 1581 de 2012.

• Conocer actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía, en su condición de responsable del tratamiento.

• Ser informado, respecto del uso dado a sus datos personales, por el responsable o el encargado de AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, con previa solicitud.

• Revocar la autorización otorgada al responsable de AGENCOMEX LTDA NIVEL 2 y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder a los datos que han sido objeto de tratamiento.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto a la LEY.

Los titulares de la información que desean conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización de sus datos ante LA AGENCIA DE ADUANAS AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, deberá enviar una comunicación escrita vía física a Dirección: Cartagena, calle 27ª # 24-28, Urbanización la cabaña, o al correo electrónico gerenteoperaciones@agencomex.com, gerencia@agencomex.com, en donde manifieste la NO autorización del uso de sus datos personales. Indicando en el asunto del mensaje “Revocatoria – autorización del tratamiento de datos personales”.

LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS POR LOS CLIENTES:

• Mediante el diligenciamiento de formatos y/o actualización de conocimiento del cliente y sus documentos soporte (Certificado de existencia y Representacion legal, RUT, Mandato, etc.).

• Mediante la llamada realizada por el titular de los datos personales al área Comercial, Servicio al Cliente o al Jefe de Cuenta.

LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS POR EL PROVEEDOR:

Mediante el diligenciamiento de formatos y/o actualización de conocimiento del proveedor y sus documentos soportes.

LOS DATOS SUMINISTRADOS POR EL EMPLEADO, PRACTICANTE Y/O APRENDIZ:

• Mediante su hoja de vida o el diligenciamiento de formatos y/o actualización de conocimiento del empleado y sus documentos soporte.

Para el Caso de Practicantess y/o Aprendiz mediante su hoja de vida y la (carta de presentación del SENA o Universidad.

NOTA: En todos los anteriores casos, clientes, proveedores y empleados para el ingreso a la base de datos respectiva, se debe contar con la autorización de manejo de datos (Habeas Data).

Todos nuestros clientes, proveedores empleados, practicantes, y/o aprendices, tienen la posibilidad de acceder en cualquier momento a sus datos personales, solicitar expresamente, su corrección, actualización o supresión, dirigiendo un email al correo electrónico gerenteoperaciones@agencomex.com.

En caso dado que se considere que Agencia de Aduanas AGENCOMEX LTDA NIVEL 2 SA, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactar a la Agencia de Aduanas AGENCOMEX LTDA NIVEL 2 a través de una comunicación motivada dirigida a: gerenteoperaciones@agencomex.com, o a la siguiente dirección en la ciudad de Cartagena, Barrio manga, calle 27ª # 24-28 Urbanizacion la cabaña.

Agencia de Aduanas AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, mantiene custodia sobre los datos personales e información recolectada de los titulares y el acceso a estos se encuentra restringido, el tratamiento de los datos personales se limita a dar cumplimiento a la finalidad comercial y al desarrollo del objeto social de la empresa, así como garantizar la correcta prestación de sus servicios.

Cualquier cambio sustancial en las políticas, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto o a través de nuestra página web: www.agencomex.com.

Las comunicaciones se realizarán como mínimo, diez (10) días hábiles antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

Estas políticas rigen a partir del 1 de julio de 2.018 y Agencia de Aduanas AGENCOMEX LTDA NIVEL 2, Se reserva el derecho a efectuar modificaciones de las mismas, las cuales serán oportunamente comunicadas por este medio a los titulares de los datos personales.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.